Privacy Statement Bedrijven
‘Retailer of the Year the Netherlands’/’Beste Winkelketen van Nederland’/’Webshop Awards the Netherlands’ is onderdeel van Q&A Retail (statutaire naam: Q&A Insights BV). Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving ter bescherming van jouw privacy. Q&A Retail is ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ voor de verwerking van persoonsgegevens voor de verkiezingen ‘Retailer of the Year the Netherlands’/’Beste Winkelketen van Nederland’/’Webshop Awards the Netherlands’, editie 2024-2025. Hieronder staat vermeld wat jij van ons kunt verwachten en aan welke regels wij ons houden.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verkiezing van bestewinkelketen.nl (en retaileroftheyear.nl en webshopawards.nl), merken van Q&A Insights BV, statutair gevestigd te Amersfoort en kantoorhoudend aan de Koningin Wilhelminalaan 21 (3818 HN) ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 58913009 (hierna: ‘Q&A’).
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.
Q&A (Retail): Q&A Insights BV (KVK 58913009).
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Q&A, niet zijnde de persoonsgegevens die particulieren/consumenten in de hoedanigheid van particulier/consument hebben gegeven, hiervoor geldt een apart privacy statement.
Q&A draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer je als bedrijf jouw organisatie aanmeldt voor deelname aan de Verkiezing ‘Retailer of the Year the Netherlands’/’Beste Winkelketen van Nederland’/’Webshop Awards the Netherlands’ of op een andere manier met ons in contact treedt over de verkiezing of onze dienstverlening verzamelen wij contactgegevens zoals:
We verzamelen ook contacthistorie, financiële gegevens en betaalinformatie. We registreren open- en clickgedrag op de nieuwsbrief en gegevens over het gebruik van onze websites. Deze gegevens worden door ons gebruikt om:
In aanvulling op de Persoonsgegevens die een organisatie zelf verstrekt, kunnen we aanvullende Persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over het gebruik van onze website(s). Het gaat hierbij om gegevens over de gebruikte apparatuur, zoals een IP-adres, de versie van het besturingssysteem, instellingen van het apparaat dat je gebruikt om de website te bezoeken, alsmede gegevens over het gebruik van de website, zoals het tijdstip waarop je ons bezoekt en de onderwerpen die een bezoeker bekijkt. Deze gegevens worden geregistreerd en gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. In sommige gevallen kunnen Persoonsgegevens door ons worden gevalideerd of gecombineerd met informatie afkomstig uit externe bronnen. Zo houden wij onze gegevens actueel.
In de meeste gevallen is de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (of om op verzoek van de betrokkene voordat de overeenkomst is gesloten maatregelen te nemen). Gegevens van prospects en relaties kunnen worden vastgelegd in de CRM-database op basis van ‘gerechtvaardigd belang’.
De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door werknemers van Q&A voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in punt 4, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Q&A bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift haar tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.
Q&A slaat persoonsgegevens o.a. op in de persoonlijke Outlook/exchange boxen (waaronder Office 365) en in een door haar zelf ontwikkeld CRM software programma ten behoeve van het Relatiebeheer (Qaro) en per te organiseren event in Excel bestanden. Elke medewerker heeft toegang tot zijn eigen Outlook/exchange en tot Qaro en tot de genoemde Excel bestanden. Het secretariaat heeft ook toegang tot de mail van de directie.
Q&A maakt ten behoeve van de opslag van data gebruik van externe cloudservers van Exonet die in Nederland staan en/of van cloudservers van Microsoft die in Europa staan.
Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennisneemt.
Q&A neemt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.
Q&A conformeert zich aan de meldplicht datalekken.
Q&A verstrekt je gegevens niet zomaar aan anderen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Q&A blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In het geval van evenementen waar je als deelnemer aanwezig bent en waarbij sponsoren betrokken zijn zal Q&A in de meeste gevallen een lijst met deelnemende bedrijven verstrekken aan de sponsoren. Andere (persoons)gegevens zoals bijvoorbeeld je e-mailadres/voor-en achternaam/telefoonnummer/functiebenaming/bedrijfsadres/land etc. zullen alleen met jouw specifieke toestemming gedeeld worden met deze sponsoren/derden. Hierbij zal altijd het doel van het delen vermeld worden.
De algemene bewaartermijn is bij Q&A 5 jaar. Als de bewaartermijn in specifieke gevallen korter is, zal Q&A dit per specifiek geval aangeven. Echter, als er van de twee voorgaande zinnen afwijkende wettelijke bewaartermijnen gelden, zal Q&A zich aan deze wettelijke bewaartermijnen houden.
Q&A behoudt zich het recht voor dit privacy statement in de toekomst wijzigen. Op de website vind je het meest actuele privacy statement.
Je kunt de uit hoofde van de Algemene verordening gegevensbescherming de aan jou toegekende rechten ter zake je persoonsgegevens (te weten je recht op inzage, rectificatie/correctie, verwijdering, het recht om vergeten te worden, de gegevensverwerking te beperken of je hier tegen te verzetten, het recht op dataportabiliteit en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming) uitoefenen door contact op te nemen met Sandra Jonker (secretariaat@qanda.nl).
Wij vragen je vervolgens je te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Klachten kun je kenbaar maken bij jouw contactpersoon binnen Q&A, maar ook via: secretariaat@qanda.nl.
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:
Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Nederland
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
info@autoriteitpersoonsgegevens.nl
tel: 0031(0)881805250